WAZZUP Help

Wazzup в бизнес-процессах и роботах Bitrix24

Бизнес-процессы Битрикса – это инструмент для упорядочивания и автоматизации рутинных процессов:

  • Внешние — например, обработка лидов, сделок, отдельных контактов;
  • Внутренние — например, одобрение отпуска или согласование закупок.

Некоторые бизнес-процессы или действия робота можно связать с профилем Wazzup и обеспечить автоматическую отправку сообщений.

Как работает Wazzup в бизнес-процессах Битрикс24?

Рассмотрим пример добавления бизнес-процесса — информирование новых лидов о том, что с нами можно связаться в WhatsApp. 

  1. Из раздела CRM в Битрикс24 перейдите в «Бизнес-процессы», как указано на скрине. Откроется список вариантов для присвоения бизнес-процессов — лид, контакт, компания и сделка.

2. В разделе «Лид» выберите функцию «Добавить шаблон» — откроется форма «Параметры шаблона». Задайте ему название «Информирование лида о WA» и оставьте галочку на пункте «При добавлении».

После сохранения шаблона откроется редактор бизнес-процесса. После настройки каждый конкретный блок бизнес-процесса будет раскручиваться по заданной цепочке.

В разделе «бизнес-процессы» внутри карточки лида можно посмотреть статус существующих бизнес-процессов. Можно увидеть текущее состояние и дату отработанного процесса. Во вкладке «Журнала» отображаются действия и время. Если сообщение «потерялось», можно найти его по Message ID.  Если сообщение не отправилось — посмотрите причину ошибки в статусе.

Узлы схемы – это действия (activity). Об их функциональности можно узнать в обучающих видео Bitrix. Среди них есть пункт «Действия приложений». Если выбрать его — Wazzup отправит сообщение всем, у кого установлено наше приложение, в WhatsApp.

3. Сообщения в WhatsApp отправляются на номер телефона, но он указан не у всех новых лидов. Чтобы проверить наличие номера добавьте опцию «Условие», как показано на скрине. Чтобы вызвать меню, кликните левой кнопкой мыши по треугольнику на схеме.

4. Нажмите на шестеренку для вызова окна настройки параметров действий.

5. Заполните условия действий, как показано на скрине, нажмите «Сохранить». Теперь бот будет проверять заполнено ли поле «Телефон» в карточке лида.

6. Ветка с условием отсутствия телефона сразу идет к концу. Ветке с заполненным полем «Телефон» добавьте действие приложения— «Отправить сообщение в WhatsApp».

7. В настройках этого действия введите текст сообщения и настройте окно получателя. Варианты заполнения поля есть в обучающих видео Битрикса. По умолчанию программа предлагает подставить значения одного из полей документа (т.е. того самого лида, при создании которого запускается процесс). Документ содержит много переменных. Для нашей задачи необходимо вставить телефон. У поля «Телефон» может быть несколько значений, и программа не сможет из них выбрать. Выберите «Телефон (текст)» один раз.

Технически Битрикс предоставляет возможность выбрать несколько значений, но если вы выберите больше одного значения — бизнес-процесс не будет работать.

В этом же окне введите текст сообщения. Теперь при создании каждого нового лида будет отправляться сообщение о том, что с нами можно связаться в WhatsApp по указанному номеру.

Применять вставку информации из разных переменных можно не только в «Получателе», но и в графе «Текст сообщения». С помощью этой функции можно обратиться к клиенту по имени или упомянуть его почту. Меню открывается по нажатию кнопки справа от строки ввода сообщения.

Если диалог с этим клиентом уже был — новое сообщение отправляется с того же номера, что и прежние. Так человек понимает, что с ним работает та же компания и тот же менеджер. Если диалога не было — сообщение придет с канала «по умолчанию».

Сценарии при разных статусах каналов

Если канал, с которого был прежний диалог, сейчас не в статусе «Активен»:

  • Статус канала «Подождите минутку», «Телефон недоступен», «Открыт в другом месте», «Выйти со всех устройств» — сообщение отправляется в очередь и остается в ней, пока статус не сменится на «Активен». Затем отправляется.
  • Статус «Отсканировать QR-код» — приходит сообщение «Хьюстон, сканируй QR-код». Обычно этот статус появляется, когда кто-то нажал «Выйти со всех устройств».
  • Статус «Выключен», «Удален» и «Не оплачен» — приходит системное сообщение «Не могу отправить с этого канала».  Исходящие в этом случае не отправляются и не ставятся в очередь. При этих статусах система считает, что предыдущего диалога не было. Тогда новое сообщение отправляется с канала по умолчанию. Все диалоги с предыдущего канала в этом случае удаляются.

Как Wazzup выбирает номер телефона для сообщений из бизнес-процессов

Бывает, что у одного клиента несколько номеров в бизнес-процессе. В таком случае мы проверяем, есть ли номер с которого уже велась переписка через Wazzup. 

Возможно, система найдет несколько диалогов с одним клиентом с разными номерами. Тогда сообщение из бизнес-процесса придет на номер, с которым переписка велась позднее. 

Если ни с одним из номеров переписки через Wazzup не было — проверяем на каком из номеров есть WhatsApp. Сообщение будет отправлено на первый номер, где установлен мессенджер. Если такого нет, система выдаст ошибку. 

Как работает Wazzup в роботах?

Для примера добавим робота с целью отправки уведомление в Открытую линию клиента об успешной сделке.

Для этого канал должно быть выполнено 2 условия:

  • Канал подключен через Открытие линии;
  • Ранее чат с клиентом был в открытых линиях.
  1. В разделе CRM войдите в «Сделки», как указано на скрине.

2. В этапе «Сделка успешна» добавьте робота, который будет отправлять сообщение в Открытую линию.

3. В появившемся окне набираем текст сообщения, который будет отправлен в Открытую линию после перемещения карточки в этап «Сделка успешна».

Как отправить медиафайлы?

Bitrix24 не позволяет прикреплять файлы к сообщениям. Отправляйте в Wazzup изображения, видео, аудио и документы в бизнес-процессах и роботах с помощью ссылки в квадратных скобках. Сервис скачивает содержимое и пересылает документ. Файлы размером более 10 мб отправляются ссылкой на скачивание. 

  1. Подготовьте файл для отправки
  • Отправьте файл через чат Wazzup на свой номер или номер клиента. Сервис обработает файл и присвоит ему ссылку.
  • Скопируйте адрес ссылки.

 

  • Вставьте ссылку в сообщение и заключите в квадратные скобки.

2. Добавьте ссылки на файл в текст шаблона

  • Откройте шаблон бизнес-процесса, в текст которого хотите вставить ссылки на файлы.
  • Нажмите на шестеренку для вызова окна настройки:

  • Во всплывшем окне вставьте ссылки на файлы в текст. Все ссылки занесите в квадратные скобки. Чтобы увеличить окно с текстом, потяните за правый угол окна.

  • Сохраните изменения.

Запустите бизнес-процесс:

  • Зайдите в карточку контакты, лида или сделки и выберите один из действующих бизнес-процессов.

  • Сообщение будет отправлено, когда статус процесса сменится на «Завершен». Как правило, это занимает несколько секунд.

Так будет выглядеть сообщение с картинкой, отправленное в бизнес-процессе: