WAZZUP Help

Настройки интеграции с Bitrix24

Перейдите в настройки интеграции в личном кабинете Wazzup. Если у вас узкий экран монитора, нажмите на зеленую стрелку, чтобы раздвинуть или скрыть окно настроек. Настройки интеграции появятся на правой стороне экрана после нажатия на строку интеграции.

«Сохранить настройку» — любое изменение настройки интеграции вступает в силу только после нажатия на кнопку.

«Удалить интеграцию» — позволяет одним нажатием удалить интеграцию с Битрикс24.

«Обновить данные из Битрикс24» — изменения, которые вы внесли в Битрикс24 появятся в профиле Wazzup только после нажатия кнопки обновления.

1. Каналы в этой интеграции

Отметьте галочкой те каналы, которые будут доступны для интеграции в Битрикс24. Отправлять и принимать сообщения через каналы без «галочки» будет невозможно.

2. Каналы в Открытых линиях

Если вы используете Открытые линии — подключите их. При этом получение, распределение и хранение сообщений будет проходить по правилам Открытых линий. Если в этом пункте не добавить каналы WhatsApp или Instagram в Открытые линии, то сервис всё равно будет работать, но по правилам пунктов 8-12 настроек интеграции Wazzup. Уведомления в таком случае будут приходить в чат нотификаций. Подробнее о видах интеграции и работе Wazzup через ОЛ читайте в разделе «Работа с Битрикс24».

Если вы уже используете Открытые линии, подключите к ним каналы Instagram и/или WhatsApp. Обновите данные с Битрикс24 и подгрузите Открытые линии в Wazzup.

Если вы еще не использовали Открытые линии в своей работе, но хотите подключить их — в Битрикс24, в разделе «Контакт-центр» выберите каналы «Wazzup: Instagram» и/или «Wazzup: WhatsApp» для подключения их к Открытым линиям. Подробнее о настройках и функционале Открытых линий вы можете прочитать в статье Битрикс24. 

В открывшемся окне нажмите «Подключить».

Перейдите по ссылке в личный кабинет Wazzup, чтобы выбрать каналы для Открытых линий.

Выберите канал, который будет работать через Открытые линии, сохраните настройки и обновите данные с Битрикс24.

3. Преобразование номеров в международный формат

В международном формате номера телефонов в России и Казахстане начинаются с +7 (и WhatsApp Web распознает только такой вид записи). Многие люди продолжают записывать номера через 8. Если в вашей СРМ Битрикс24 часть мобильных номеров записано через 8 — включите функцию «Заменять 8 в начале номера на +7», и WhatsApp их успешно распознает.

В Азии номера в международном формате начинаются на 8. Если преобразование включено, то WhatsApp распознает их как неправильный номер и автоматически исправит на +7. Поэтому если у вас есть клиенты из Японии, Китая, Южной Кореи – отключите эту функцию, выбрав «Оставить как записано в Битрикс24».

4. Доступ к каналам в окне чатов Wazzup

Окно чатов Wazzup — это окно с диалогом внутри каждой карточки лида, контакта или сделки и глобальный чат. Эта настройка дает доступ менеджерам видеть сообщения, отвечать на них или писать первыми сообщения новым клиентам. 

Разрешите доступ к чатам всем менеджерам, нажав на кнопку «Добавить всех везде», или выберите конкретного менеджера, нажав на кнопку «Добавить». Распередите работу каналов по разным менеджерам, если у вас разные направления деятельности или предоставьте всем менеджерам доступ ко всем каналам.

При работе с Открытыми линиями можно запретить менеджерам писать первыми сообщения новым клиентам. Для этого удалите менеджеров из пункта 4. Останется только возможность отвечать на сообщения.

Кнопка «Удалить всех» закрывает доступ всем менеджерам к чатам. Вы можете удалить конкретного менеджера из списка. Для этого наведите курсор на имя менеджера и удалите с помощью красного крестика.

4.1 Исходящий канал WhatsApp при «написать первым»

В пункте 4 вы определяете возможность писать первыми сообщения новым клиентам для каждого менеджера. Если менеджер имеет доступ к нескольким каналам, то определите, с какого канала он будет писать сообщения новым клиентам первым.

5. Канал для бизнес-процессов

Настройте с какого канала будут отправляться сообщения, привязанные к бизнес-процессам. Нажмите на зеленую кнопку и выберите канал. Если с клиентом уже был диалог через WhatsApp, то Бизнес-Процесс отправит сообщение через диалог, который был ранее. Если с клиентом не было диалога, то сообщение уйдет по каналу, который вы укажите. Добавить можно только один канал. 

Подробнее о настройках бизнес-процессов читайте в статье «Wazzup в бизнес-процессах и роботах Битрикс24».

6. В чате Wazzup

Чат Wazzup — это окно со всеми диалогами. По умолчанию в чате Wazzup используется значение «Только свои диалоги и диалоги без ответственного».

Используйте «Показывать всем менеджерам все диалоги», когда клиент не закрепляется за конкретным менеджером и вести переписку с ним могут разные менеджеры.

Если в компании работает более 2-х менеджеров установите флажок напротив варианта — «Только свои диалоги и диалоги без ответственного». У каждого менеджера будут отображаться только те контакты, в карточках которых он является «ответственным» и новые контакты, за которыми или не закреплен менеджер, или закреплен бот.

При выборе «Только свои и диалоги без ответственного» — появится дополнительный пункт 6.1 для выбора администратора чата. 

6.1 Добавить администратора чата, который видит всё

Выберите администратора, которому будут видны абсолютно все чаты. Это может быть руководитель группы или начальник, который сможет просматривать все диалоги в чате. Отслеживать свои диалоги в таком режиме сложно.

7. Групповые чаты

Групповые чаты видны только в личном кабинете и в чатах Wazzup:

Их могут видеть все, у кого есть доступ к окну с чатами. По умолчанию отображение групповых чатов выключено:

И напротив, в чатиках в личном кабинете нельзя отключить отображение групповых чатов. Там они видны всегда.

Групповые чаты не создают отдельный лид, контакт или сделку и не привязываются к ним. В карточках сообщения из групповых чатов отображаться не будут.

Настройки ниже распространяются только на каналы, не добавленные в Открытые линии

8. При новом обращении создавать

Выберите, куда в Битрикс24 должно попасть новое сообщение: в Лид, Контакт или Контакт со сделкой. При поступлении сообщений с номеров телефонов, которые уже есть в вашей базе — новых Лидов или Контактов создаваться не будет, и вся переписка прицепится к существующим Лидам или Контактам. Если у одного контакта открыто две и более сделки — переписка будет сохранена во всех сделках одновременно.

9. Назначать ответственного новому обращению

Назначьте ответственных по новым обращениям. 

«Первый ответивший» — все входящие новые сообщения будут распределяться между менеджерами самостоятельно — кто первый ответит, автоматически станет ответственным за контакт клиента. Распределите менеджеров по разным каналам или добавьте всех на все каналы.

«Распределение по очереди» — распределите нагрузку на всех менеджеров поровну или увеличьте нагрузку на опытных менеджеров. Нагрузка, выраженная цифрой, показывает какое количество новых обращений будет направлено каждому менеджеру.

На скрине показано, что все заявки, которые поступят на канал «Продвижение» — отправятся одному менеджеру.

Заявки на канал «Продажи» распределяться между менеджерами согласно нагрузке. То есть Кира получит 5, Марина 3, а Юрий — 1 заявку из 9.

Используйте распределение по очереди, как мотивацию лучших менеджеров, давая им больше заявок. Или наоборот — уменьшайте нагрузку для новых сотрудников, у которых уходит больше времени на обработку заявки.

10. Уведомления о входящих сообщениях

Уведомления о входящих сообщениях отправляются в чат нотификаций, который расположен на правой панели Битрикса. Выберите удобный способ отправки уведомлений: 

«Всегда в общий чат» —  уведомления будут приходить в общий чат. Все добавленные в чат пользователи будут видеть и слышать уведомления о новых сообщениях и смогут своевременно на них реагировать. 

«Всегда ответственному» — как только за контактом или лидом закрепился ответственный менеджер, все уведомления будут приходить только ему в личный чат нотификаций. 

«Ответственному, если он онлайн» — сообщения клиента будут приходить ответственному менеджеру, если он находится на портале онлайн. Если ответственного на портале нет, уведомление будет перенаправлено в общий чат канала и доступно всем менеджерам, имеющим доступ в этот чат. На месте сотрудник или нет определяет Битрикс24.

11. Дублирование диалога в карточку сделки

Лог — это комментарий о сообщениях, который дублирует все сообщения с каналов в ленту карточки. Выберите как вам удобнее группировать сообщения. Выбор зависит от активности переписки с клиентами. Выберите вариант, который будет удобен менеджерам.

«Не писать логи» — в карточке сделки, лида или контакта не будет отображаться переписка. Ее можно посмотреть в чате Wazzup или в глобальном чате. 

«Каждое сообщение отдельно» — переписка будет формироваться отдельными диалогами, важные сообщения в ленте можно закрепить булавкой. Закрепить можно не более 3-х сообщений одновременно.

«Все сообщения за час в один комментарий» — все сообщения, полученные за час будут сгруппированы в ленте в один комментарий.

«Все сообщения за сутки – в один комментарий» — все сообщения, полученные за сутки будут сгруппированы в ленте в один комментарий.

12. Писать сообщения в карточку

В этом пункте выберите место хранения переписки с клиентом.

«Лида / контакта и сделки» — переписка будет храниться и в Сделке и в карточке Лида (Контакта)

«Сделки» — переписка будет храниться в Сделке

«Лида / контакта» — переписка будет храниться в карточке Лида (Контакта)