Wazzup в бизнес-процессах Bitrix24

Бизнес-процессы Битрикса – это мощный инструмент, позволяющий упорядочить и автоматизировать  почти все рабочие процессы:

  • Внешние: например, обработка лидов, сделок, отдельных контактов;
  • Внутренние: например, одобрение отпуска или согласование закупок.

Поэтому автоматическая отправка сообщения через Wazzup, связанного с определенным бизнес-процессом, наверняка многим пригодится.

Разберем эту функцию поэтапно на примере простой задачи: информировать новых лидов, что с нами можно связаться еще и по WhatsApp (и давать номер для связи).

Пошаговый гайд по настройке

Открываем в Bitrix24 основную вкладку (CRM) => Настройки => Роботы и бизнес-процессы. Там уже есть готовые «роботы», но нас интересует опция «Бизнес-процессы». Кликнув на нее, мы открываем список сущностей, к которым можно тоже привязать бизнес-процессы.

В списке заходим в раздел «Лид». Выбираем «Добавить шаблон», и у нас открывается форма «Шаблон бизнес-процесса». Задаем ему название: «Информирование лида о WA». И оставляем галочку на пункте «При добавлении».

Сохранив шаблон, мы попадаем в редактор бизнес-процесса. Когда мы его настроим, каждый конкретный инстанс бизнес-процесса будет раскручиваться по созданной нами цепочке.

Если зайти в информацию о конкретном лиде, то можно посмотреть, какие бизнес-процессы работают и что происходит. Можно увидеть текущее состояние и дату, когда отработался процесс. А во вкладке Журнал бизнес-процесса можно увидеть, какое действие в какое время произошло. Если сообщение «потерялось», можно найти его по Message ID. А если оно не отправилось – посмотреть сообщение об ошибке.

Узлы схемы – это действия (activity). Они разнообразны; о них можно узнать в туториалах Bitrix Среди них есть пункт «Действия приложений». Если выбрать его, то у всех, у кого установлено наше приложение, выполнится следующее действие: приложение Wazzup отправит сообщение в WhatsApp.

Сообщения в WhatsApp отправляются на номер телефона. Но не у всех новых лидов указаны номера телефонов. Поэтому мы должны сначала проверять его наличие. Это делается с помощью опции Конструкции => Условие. Чтобы вызвать меню, кликните левой кнопкой мыши по треугольнику на схеме.

 

В условии мы заполняем значения в ветках (нажав на иконку шестерни в каждой из них). В итоге бот будет проверять, заполнено ли поле Телефон, и дальше действовать в зависимости от этого условия.

 

Ветка, где телефона нет, идет сразу к концу. А там, где телефон есть, мы добавляем действие приложения: отправить сообщение в WhatsApp.

В настройках этого действия мы вводим текст сообщения и настраиваем окно получателя. Последнее особенно важно. Варианты заполнения поля есть в туториалах Битрикса; по умолчанию программа предлагает подставить значения одного из полей документа (т.е. того самого лида, при создании которого запускается процесс). Документ содержит много переменных. Для нашей задачи необходимо вставить телефон – но не тот, что первый в списке: у поля Телефон может быть несколько значений, и программа не сможет из них выбрать. Мы выбираем Телефон Текст.

Теперь при создании каждого нового лида ему будет приходить сообщение о том, что с нами можно связаться в WhatsApp по указанному номеру.

Применять вставку информации из разных переменных можно не только в «Получателе», но и в графе «Текст сообщения». С помощью этой функции можно, например, обратиться к клиенту по имени или упомянуть его почту. Меню открывается по нажатию кнопки справа от строки ввода сообщения. Можно использовать любые параметры, которые заданы в бизнес-процессе: например, название лида; имя, фамилия и т.д.

В Bitrix24 при отправке автоматических сообщений действует такое правило: если диалог с этим клиентом уже был, то новое сообщение отправляется с того же номера , что и прежние. Так человек понимает: с ним работает та же компания и тот же менеджер. Если диалога не было, сообщение придет с канала «по умолчанию».

Сценарии при разных статусах каналов

Если канал, с которого был прежний диалог, сейчас не в статусе «Активен», то отправка пойдет по таким сценариям:

  1. Статус канала «Подождите минутку», «Телефон недоступен», «Открыт в другом месте «Выйти со всех устройств»: сообщение отправляется в очередь и остается в ней, пока статус не сменится на «Активен». Затем отправляется.
  2. Статус «Отсканировать QR-код»: приходит сообщение «Хьюстон, сканируй QR-код». Обычно этот статус появляется, когда кто-то нажал «Выйти со всех устройств».
  3. Статус «Выключен», «Удален» и «Не оплачен»: приходит системное сообщение «Не могу отправить с этого канала».  Исходящие в этом случае не отправляются и не ставятся в очередь.

Если статус канала «Выключен», «Удален» и «Не оплачен» – считается, что предыдущего диалога не было. Тогда новое сообщение отправляется с канала по умолчанию. Все диалоги с предыдущего канала в этом случае удаляются.