Настройки интеграции с Битрикс24

Здесь мы расскажем о том, как настроить интеграцию Wazzup с Bitrix24 с учетом всех бизнес-процессов, сложившихся в компании.

Новое в интеграции

Чтобы перейти в настройки, зайдите в свой профиль на wazzup24.com и откройте Настройки => Интеграции. Раньше это нужно было делать из интерфейса Bitrix24, но мы сделали обновления, и все изменения вносятся только здесь.

Еще одно новшество, которое заметят пользователи со стажем: теперь в интеграции может быть несколько каналов. Все каналы, которые не выключены, попадают в список (Интеграции => Каналы в этой интеграции).

Функции настроек

Кнопки на верхней панели

  • Сохранить настройки [1]: нажмите после того, как выставили настройки, чтобы они сохранились и применились.
  • Удалить интеграцию[2]. Если эта интеграция вам больше не нужна, удалите ее.
  • Обновить данные из Bitrix24[3]. Wazzup не синхронизируется с Bitrix в реальном времени, поэтому быстро загрузить обновленные данные – новых сотрудников и т.д. – можно только с помощью этой кнопки.

 

1.      Каналы в этой интеграции

В этом списке отображаются активные каналы, доступные для интеграции. Только каналы, выбранные чекбоксами, добавятся в интеграцию и будут отправлять сообщения в Bitrix.

Пример. Один из ваших аккаунтов Instagram посвящен некоммерческому проекту. Вы можете добавить его в Wazzup, чтобы удобнее отслеживать комментарии и сообщения, но при этом не включать в интеграцию (снять чекбокс), чтобы по обращениям не создавались ненужные сделки.

2. Открытые линии»

 

Открытые линии – один из инструментов Bitrix24 (подробнее о функции). Они собирают сообщения со всех каналов, распределяют их по очереди, маршрутизируют между сотрудниками. На разных тарифах Bitrix доступно разное количество открытых линий.

На одну открытую линию можно подключить один WhatsApp и один Instagram, либо что-то одно. Если у вас два аккаунта Instagram и вы хотите пользоваться открытыми линиями, то их нужно как минимум две. Учитывайте тариф и его возможности.

Если пункт «Открытые линии» пустой – значит, в аккаунте их нет.  Создайте открытые линии в Bitrix24, пункт меню «Контакт-центр». Затем в настройках интеграции в Wazzup нажмите «Обновить данные из Bitrix24»: линии появятся в верхнем меню.

К каждой открытой линии создаются «коннекторы»: для WhatsApp и для Instagram. Нажмите на зеленую надпись «Добавить» и выберите нужные каналы.

ВАЖНО: канал, находящийся в открытой линии, нельзя отключить в пункте 1. Если хотите отключить канал, сначала выведите его из линии.

3. Преобразование номеров в международный формат

Эта настройка включает и отключает автоматическую замену первой цифры номера: «8» на «+7». Это удобно, если вы работаете с российскими абонентами, и иногда в базу попадают номера, записанные через 8. Но если у вас есть контрагенты из Азии,  эту настройку нужно выключить: их номера действительно начинаются на 8 и после автозамены будут набраны неправильно.

4. Доступ к каналам в окне чата Wazzup

В Bitrix24 теперь есть функция, аналогичная чатам Wazzup: общее окно чатов, или «глобальный чат».  Это удобно, чтобы найти определенный диалог с клиентом из Bitrix24, не разворачивая все карточки по очереди.  В этом пункте вы настраиваете, как «глобальный чат» виден каждому из сотрудников: какие каналы он может в нем читать, в какие – отвечать, а какие не видны. Для этого нужно настроить каждый из каналов.

  1. Добавьте нужных сотрудников в каждый из каналов в пункте 4. Для удобства есть кнопки «Добавить всех» и «Удалить всех».
  2. Настройте вид допуска: «Может только читать» или «Может читать и писать».

Как выбрать настройку?

Добавляйте менеджеров в каналы по сферам их ответственности. Например, у компании есть кофейня (рекламируется через группу в Instagram) и магазин оборудования для кофеен, на сайте которого есть кнопка WhatsApp.  C помощью настроек доступа Wazzup можно открыть доступ к Instagram администратору кофейни и менеджеру аккаунта (первому – только для чтения). А к корпоративному номеру WhatsApp – менеджеру интернет-магазина. Так каждый из сотрудников будет получать сообщения только по своей сфере работы.

 4.1 Исходящий канал WhatsApp или «написать первым»

Как только менеджера отметили в двух каналах, где он может читать и писать – он появляется в пункте 4.1. Здесь настраивается исходящий канал по умолчанию: тот, из которого клиенту придется ответ, если диалога еще не было. Если диалог был, то он продолжится с того же номера.

Канал – это номер телефона. Клиенту удобнее, чтобы вся переписка с компанией велась на один номер: если один и тот же менеджер будет писать с нескольких аккаунтов Wazzup, это создает трудности. Поэтому важно вести все диалоги с клиентом с одного канала.

На Instagram нет возможности писать первым. Поэтому каналы Instagram в пункте 4.1. не отображаются.

5. Канал для бизнес-процессов

Здесь выбирается канал, с которого будут отправляться автоматизированные сообщения. В Wazzup он может быть только один.

Настройки, которые распространяются только на каналы, не добавленные в открытые линии

Пункты меню с 6 по 10 действуют только для каналов, не включенных в открытые линии. Если все каналы включены в открытые линии, эти пункты исчезают.

6. «При новом обращении создавать»

Выбираете, что именно происходит при новом обращении: создается лид, контакт или контакт со сделкой. Здесь настройка зависит от того, как удобнее менеджерам. Лучше сделать по аналогии с другими мессенджерами и соцсетями, которые уже есть у вас в Bitrix24.

7. Назначить ответственного новому обращению

У каждой сделки в Bitrix24 есть менеджер, который несет личную ответственность за ее судьбу. Эта настройка регулирует, кто именно будет назначен ответственным.

Вариант 1. Первый ответивший из группы. Сделка создастся на того менеджера, кто первым начнет диалог. Этот вариант подходит для компаний, где менеджеры равны по статусу.

Вариант 2. Распределение по очереди. Сделки будут создаваться на всех менеджеров поочередно, но пропорционально их «весу». Больше вес – больше задач. Подходит для компаний, где есть стажеры или старшие и младшие менеджеры.

Пример:

Имя менеджера Вес Задачи, которые ему придут
Иван 2 Задача 1
Александр 4 Задача 2, задача 3

Вес можно задать 1:2, 2:4, 3:6 – порядок назначения не изменится. Здесь важна только пропорция. Для удобства в этом пункте есть кнопки «Добавить всех» и «удалить всех».

8. Уведомления о входящих сообщениях

Можно уведомлять в групповой чат либо в личные сообщения ответственному: всегда или только когда он онлайн.

9. Дублирование диалога в карточку сделки

 Здесь пользователь настраивает, как диалоги будут сохраняться в Bitrix24 в карточке сделки: каждое сообщение отдельно; все диалоги за час одним сообщением; все диалоги за сутки одним сообщением. Можно настроить, чтобы они не сохранялись вообще. Выбор зависит от того, насколько длинные диалоги и как много в них важной информации.

Если вы с контрагентов обмениваетесь документами, лучше сохранять сообщения по одному: так каждый документ будет в отдельном сообщении.

Если долго обсуждаете характеристики товара – лучше сохранить все сообщения за день в одном диалоге, так его будет удобнее просматривать.

10. Писать сообщения в карточку

Настройка регулирует, где именно сохранять диалог: в карточке сделки; в карточке лида; в обеих.